文/谢雪燕济南市智慧城管服务中心
随着信息技术的不断发展，对档案事业产生了深刻影响，城管服务中心在档案管理工作中应主动引进现代信息技术，充分利用大数据、云计算、人工智能技术优势，推进智慧档案室建设，进一步提升城市档案信息资源的利用价值。通过智慧档案室建设为智慧城市建设和智能城管服务体系建设提供更为全面的档案信息支持，将智慧档案室建设嵌入智慧城管运行体系之中，为全面提升城市管理水平贡献力量。
城管服务中心为何建设智慧档案室
城管服务中心在档案管理过程中受信息技术影响，由原来的纸质档案管理逐渐向信息化档案管理转变，进一步提升了档案管理工作效率，使档案信息资源得到了充分利用。
有效降低了档案管理成本，提升了档案管理效率。传统城管服务中心档案管理工作主要以纸质档案管理为主，既需要对大量城市管理档案进行收集，还需要结合具体工作对相应档案查取调用，耗费了大量人力物力，工作重压力之下，档案管理质量难以得到保障。随着网络信息技术的应用，城管服务中心通过智慧档案室建设实现了对档案信息资源的快速收集、整理和管理，有效降低了档案管理人员工作压力，提升了工作效率和工作质量。
确保了档案信息安全。城管服务中心大量档案信息资源与城市建设和城市规划息息相关，建档过程中会对大量档案资源重复利用，很多纸质材料在使用过程中出现了损毁，特别是在重复翻阅和复印过程中纸质档案迅速老化，很大程度上影响了档案信息安全。随着现代信息技术的运用，实现了纸质档案数字化转型。在大数据、云计算、区块链、人工智能技术的支持下，提升了档案管理效率，确保了档案信息安全，还可以结合城管服务中心的业务工作随时随地调取档案，实现了档案信息清晰化查询。
为实现档案信息资源共享提供了更为多元化的路径。城管服务中心在传统纸质档案管理过程中，由于受到技术和客观条件的限制，很多重要的档案信息资源并没有实现共享，导致档案“信息孤岛”的形成，在很大程度上影响了城市环卫、园林、绿化等工作的协同推进，难以发挥档案信息资源的价值和作用。随着现代信息技术的应用，通过城管服务中心智慧档案室建设，能够将不同行业、不同工种的档案信息资源进行有效整合，并按照一定的数据标准形成城管服务中心档案数据库，可以结合不同行业对于档案信息的需求，实现档案信息资源共享，实现档案信息大服务、大协同。
提升了城市管理档案利用效率。城市管理档案是城市发展历程的真实写照，是未来城市规划和城市发展的重要依据。因此，城市管理档案信息资源开发和利用对于城市发展起着至关重要的作用。城管服务中心智慧档案室建设能够对大量城市管理档案信息资源进行有效整合，将纸质档案进行数字化转型，并存储到大数据库，进一步扩大城市管理档案数据库规模，丰富城市管理档案的内涵和外延。
提升了城市管理档案宣传效果。当前，广大人民群众对于城市管理服务工作提出了新的要求，智慧档案室建设是服务人民群众的重要手段和方式，也是提升城市管理效果的重要宣传载体。在城市治理和发展过程中会形成大量的城市管理档案，即是城市发展的真实记录，也是美好生活和历史记忆的重要参照。城市管理服务中心可以结合市民的文化诉求，对智慧档案室的重要城市档案信息进行整合，通过专家讲座的形式介绍智慧档案的价值和作用，让居民了解未来城市的发展方向;也可以对老照片和老影像资料进行加工，通过展览宣传的方式，让广大人民群众了解城市发展的点滴，主动投身到城市管理中，争取从小事做起，从自身做起，保护城市环境，提升城市整体管理质量。
依托数字平台，打造智慧档案室
智慧档案室建设是智慧城管建设的重要组成部分，也是智慧城市建设的有机组成。在具体实施过程中，一方面，要重视电子档案数据管理以及系统建设，主动引进现代信息技术，加强基础设施建设，为智慧档案室建设奠定基础;另一方面，构建智慧城管档案管理框架体系，提升城管服务中心智慧档案室服务水平和服务能力，实现对城市档案信息资源的系统开发和利用。
构建智慧城管档案管理框架体系。智慧档案室建设需要转变传统思路，主动适应时代发展趋势，将智慧城管与智慧档案室建设有机结合，积极探索与智慧城管相适应的智慧档案室管理模式，构建更为科学、系统的智慧城管档案管理框架体系。一方面，实现档案管理由分散走向集中，实施一张网档案管理工程，将城管服务中心各科室、各部门都纳入档案管理工作体系之中，形成部门互动、信息共享的档案管理新格局，为促进“大城管、大档案”管理格局奠定坚实基础。另一方面，提升档案管理工作的主动性。传统的纸质档案管理一般要延续到次年才能完成，加之受主客观等条件因素限制，在档案信息收集和整理过程中难免会出现信息收集不全、不完整的问题。随着智慧档案室的不断推进，业务流程将会前移，能够实现重要档案信息实时在线收集，打破被动局面，牢牢把握档案信息管理主动权，确保档案信息收集的准确性、系统性和完整性。
提高城管服务中心智慧档案室服务水平。“智慧档案室”建设既是城市管理服务中心自身服务能力提档升级的重要体现，也是现代信息技术与城市档案管理工作有机结合的具体典范。一方面，形成部门协作、齐抓共管的档案管理新局面。传统档案在档案信息收集和服务过程中很容易处于单打独斗的被动局面。随着智慧档案室建设的不断推进，以数字平台作为依托，能够实现档案信息资源快速、准确、全面收集，并通过大数据、云计算等技术，围绕城管服务中心的工作，提供高质量的档案信息服务。另一方面，依托数字平台，有助于民众了解当前城市管理服务的工作重点，借助平台发表意见建议，为城市建设和城市管理提供好的想法和思路。
依托数字平台打造智慧档案室的保障机制
未来，随着现代信息技术的不断发展，城管服务中心在智慧档案室建设过程中既要依托数字平台，提升服务质量和服务效率，也要夯实智慧档案基础设施，健全智慧档案管理制度机制，为其可持续发展提供扎实的保障。
夯实智慧档案软硬件基础。城管服务中心智慧档案室建设离不开软硬件设施，因此在智慧档案室建设过程中要对其进行长期规划和宏观设计，为智慧档案室建设提供扎实的软件基础和长效的资金支持机制。可将智慧档案室软硬件设备更新纳入年度预算之中，确保智慧档案室有足够的软硬件设备。特别是城管服务中心主要领导要充分认识到智慧档案室建设不是一锤子买卖，并非建设完成之后就会一劳永逸。要树立高度的责任感、使命感，对智慧档案室建设过程中遇到的问题要经常过问，通过采购配置高、性能强的软件设备，为数字平台建设和智慧档案室建设提供扎实的物质保障，充分满足智慧档案室建设的多元化需求。
健全智慧档案规章制度。无规矩不成方圆，智慧档案室要想可持续发展，还需要完善的制度机制作为保障。要充分认识到智慧档案室建设的长期性和复杂性，要结合智慧档案室建设出现的各种问题，对原有制度机制认真梳理。将归档制度、电子档案信息收集制度、电子档案查阅制度、借阅制度、电子档案保密制度进行完善和创新，进一步提升制度机制的可操作性和科学性。同时要对智慧档案室建设出现的新情况和新问题进行系统考虑，将总结出来的经验和办法上升到制度层面，为开展智慧档案管理工作提供可靠的制度依据，进一步提升智慧档案规章制度的引导功能和规范作用。
新形势下，城管服务中心在智慧档案室建设过程中要充分利用数字平台的优势和特点，结合智慧档案室建设的具体需求，引入现代信息技术，进一步提升智慧档案室的服务能力和水平。此外，还要加大人才培养力度，形成系统的激励机制，充分调动工作人员的积极性和主动性，为智慧档案室可持续发展提供扎实的人才保障。
