文/郭丽丽北京圣商创业科技有限公司
企业档案是企业在发展过程中形成的各种有价值的信息资料，对企业发展至关重要，是企业重要的战略资源。伴随档案领域的转型升级和信息技术的发展，传统的企业档案管理模式已经难以适应信息时代的发展需求。对于企业而言，要将档案信息化建设放在与企业战略发展同等重要的位置，提升企业对档案信息化建设的认知，引进先进信息技术，积极发挥档案对于企业决策、管理和经营的重要价值。
企业档案信息化建设的应用优势
企业档案信息化是指企业在档案管理过程中主动运用现代信息技术将企业纸质档案进行数字化转型，对企业各种档案信息进行收集、分类、管理、开发和利用，形成具有可识别、可处理的档案信息资源，通过对档案信息的合理利用和开发，更好地服务企业发展。
档案数据的不断丰富能够为企业管理提供依据。信息技术背景下，企业经营项目越来越丰富，所产生的企业档案种类也越加多样化，这对企业档案管理部门工作提出了更高要求。企业档案资料种类丰富，包含企业在生产经营过程中的产品设计、生产、销售以及企业在管理过程中的行政部门、财务部门产生的大量档案信息。随着企业生产规模的扩大，传统纸质档案管理模式已经很难适应企业快速发展的需求，同时信息技术的快速发展也要求企业在档案管理过程中完成现代化转型。企业在档案管理过程中要主动对各类有价值的档案数据进行收集，确保档案数据的真实性、可靠性。随着企业档案数据规模的扩大，企业在档案管理过程中必须将档案信息化放在突出位置，通过档案信息化建设实现档案数据的合理利用，进而为企业管理决策提供依据。
数字化档案存储有助于提高企业经营管理效率。企业档案信息化建设背景下，数字档案能够被更加便捷高效地管理、利用和开发，有助于档案信息的永久保存和科学利用。通过数字介质存储，在一定程度上也减少了复印、备份的损耗。企业在档案管理过程中可以依托企业档案管理系统实现档案信息的共享，有效突破档案利用开发的时空壁垒，为不同部门利用档案信息提供快速通道。企业在经营管理过程中也可以利用数字化档案有效缩短档案业务办理时间，为企业各项业务工作开展提供更为快速的档案信息支持。
信息技术与档案的深度融合能够优化企业办公环境。信息时代，信息技术与各行各业深度融合，深刻地改变了传统工作方式和生产方式，进一步提升了工作效率，节省了工作时间，因此很多企业都将信息技术与企业生产、经营、管理以及其他领域深度融合。对于企业档案管理工作而言，通过现代信息技术与档案管理工作的深度融合，能够为企业在信息技术背景下，办公环境提供全方位支持。将档案管理系统与其业务系统和OA系统进行有效对接，能够对企业在经营管理过程中的生产数据、销售数据、财务数据进行自动归档和快速传递，进而由档案管理系统对收集上来的各类档案信息进行分类、处理、归档、利用。此外，档案管理部门还可以结合业务需要对各部门所需求的档案信息进行快速整理，通过档案管理平台与办公系统进行无缝衔接，实现在线业务指导，更好地助力企业办公环境优化。
企业档案信息化建设的着力点
无论是推进企业档案信息化建设，还是实现档案信息资源的合理利用，都要围绕企业发展这个目标，助力企业现代化建设。当前，部分企业在档案信息化建设过程中目标不够明确，对档案信息资源重视程度不高，只是简单地将企业档案信息化建设作为企业信息化建设的一部分，没有充分认识到企业档案信息化建设的特殊性和重要性。由于企业档案信息化建设没有得到足够的政策支持，在具体工作开展过程中难以引进更先进的信息技术，也无法与相关部门进行合作，在一定程度上影响了企业档案信息资源的价值发挥。因此，企业在推进档案信息化建设进程中要明确着力点和目标任务。
加强档案信息化建设的科学规划。企业档案信息化建设是企业推进信息化建设的重要组成部分，也是实现企业现代化转型的有机组成，对于企业发展起着至关重要的作用。企业领导既要看到档案信息化建设的重要性和必要性，也要将企业档案信息化建设纳入企业未来发展规划之中，通过加强企业档案信息化建设的科学规划，为企业档案信息化建设具体工作开展提供依据和方向。
首先，企业要围绕档案信息化建设实际，加强宏观顶层设计，并制定更为合理的微观应用方案，从宏观和微观两个层面推进档案信息化建设。其次，围绕档案信息化建设实际，对当前企业档案制度机制进行优化和完善，建立与现代企业相匹配的档案信息化规章制度，确保企业档案信息和建设有制度遵循。再次，企业在推进档案信息化建设科学规划进程中还要始终坚持动态原则，特别是随着现代信息技术的发展，对企业档案信息化建设提出了新的要求。企业在进行档案信息化建设过程中要主动跟随信息技术发展整体趋势，确保引进的现代信息技术符合档案信息化建设实际，符合时代发展潮流，为企业发展切实作出贡献。
加强档案管理部门与业务部门的沟通协作。对于现代企业而言，无论是推进档案信息化建设，还是更好地利用档案信息服务业务部门，都需要档案管理部门与业务部门保持顺畅沟通，实现对档案信息资源的合理利用和高效共享。为此，一方面要在不同场合对企业档案信息化建设的必要性和重要性进行宣讲，召开专门会议对档案信息化建设所遇到的问题进行专项讨论，相关业务部门要密切配合档案管理部门推进档案信息化建设，形成档案信息化建设工作合力。分管领导要主动负起责任，档案信息化推行进程中遇到的各种问题确保档案信息化建设工作顺利开展。另一方面，重视档案信息化工作方式方法创新，借助大数据、云计算、人工智能等技术优势，建立与现代企业相匹配的档案信息大数据库，为企业战略推行和业务工作开展提供精准的档案信息服务。
完善企业档案信息化管理监督体系。企业档案信息化建设是一项复杂工作，在推进过程中难免会遇到各种问题。特别是档案管理人员面对各种难题在政策机制落实或信息技术运用方面可能会出现不到位的情况，因此必须加强对档案信息化建设工作的监督和管理，确保各项制度机制真正落实到位，确保现代信息技术真正融入档案信息化建设和管理之中，提高企业档案信息化建设质量。
为此，一方面要结合企业档案信息化建设实际，企业档案信息化所涉及的档案管理、硬件设施、档案数字化加工、数据存储等标准，为档案信息化建设稳步推进提供扎实的制度保障。另一方面，要加大监督管控力度，制定切实可行的奖罚措施，给予在档案信息化推进工作中严格执行各项规章制度并有突出贡献的人员一定的物质和精神奖励;对于在工作中出现失误或工作散漫人员要给予一定惩罚;对于长期责任心不够，工作积极性较差，服务能力弱的人员要调离档案管理岗位，从而为档案信息化建设顺利推进提供扎实的保障。
随着现代信息技术的发展和企业规模的壮大，对企业档案信息化建设也提出了更高要求。企业在推进档案信息化建设进程中，一方面要充分认识到档案信息化建设的重要性和必要性，结合企业自身发展情况对企业档案信息化建设的各项流程进行优化和完善，持续提升档案信息资源的开发利用能力和服务能力。另一方面，传统档案管理模式已经很难适应当前企业对档案信息建设的现实诉求，也难以及时发挥档案信息资源的作用，这就需要企业在推进档案信息化建设进程中主动引进现代信息技术，确保重要档案信息及时传递，促进企业健康、可持续发展。
