文/李敏言 南京审计大学法学院
企业在发展过程中，应当高度重视对合同的审查，这不仅能提高经营安全性，提升市场竞争力，而且也有助于优化管理工作成效。合同审查应当贯穿合同准备、谈判、审查、处理、批准、审核和存档等环节，企业设立法务部门负责合同审查和风险控制工作，能有效确保自身合法权益不受侵害。
法务部门在企业中的职责
在企业管理中，法务部门扮演着重要角色。法务部门是企业的风险管理者，其核心职责在于“预防诉讼”。毋庸置疑，盈利是企业经营的主要目标，但企业的任何经营活动都必须在法律框架内开展。法务部门的工作重点不是单纯地处理诉讼，而是要以合同审查为立足点，积极开展风险控制工作，即通过采取有效措施，将企业面临风险的可能降到最低，从而确保其能实现稳健发展。
法务部门在审查合同时有明确的流程和要求，对其进行总结后，形成合同审查制度，对企业各部门员工开展工作有规范与指导作用。如果企业管理者充分重视合同审查工作，积极支持相关政策和制度的落地，合同审查工作就能顺利开展。反之，则会增加企业面临风险的可能性。
导致企业面临法律风险的原因
法务部门的法律意识不强。具备法律意识是建立完善风险控制体系的前提，法务部门要认识到风险控制的重要性，才能建立良好的风险控制体系。在签订合同前，法务部门应当仔细审查合同条款，避免因此使企业陷入困境。
法务部门管理制度不完善。尽管有些企业设立了法务部门，但由于其内部管理不善，导致法务部门在检查合同内容时并未展现出十足的严谨性。出现这一情况的原因在于，法务部门没有清晰划分相应责任，以及缺乏明确的奖惩制度。
法务部门员工素质有待提升。法务部门人员专业素质的高低，是影响合同审查质量的重要因素。然而，当前很多企业缺少面向法务部门的专项培训，导致法务部门难以应对日益复杂的合同审查需要。合同是双方合作签署的重要文件，其内容规定了双方的权利和义务。因此，确保合同条款清晰、准确，对于企业而言至关重要，有助于避免因表述不清而引发经济损失。
企业法务部门审查合同的具体内容
合同主体。法务部门在审核合同主体时，需要了解其是否具有相关的经营许可证。根据法律规定，参与生产和使用关键生产材料或特殊产品的企业必须拥有生产许可证、专业资格或相应资质。合同主体设立的分支机构或业务实体，在获得授权的情况下，可以代表法人实体签署合同，其义务由法人实体承担。如果委托人拟签订的合同超出其权限范围，应立即征得法定代表人的同意。法务在核查代理人的资格时，必须明确代理人的身份和代理权限。
合同内容。对于合同的任何修改，法务部门都需要确保其符合法律要求。合同内容力求清晰明确，以避免因措辞含糊，导致责任界定不明。一旦发生合同纠纷，双方应当按照合同规定，通过合法途径解决问题。此外，法务部门还应当特别注意，如果合同为正式文件，则应当审查该合同是否符合合同法规定。而后，需要合同双方对条款进行确认，如果双方意见不一，则应在平等协商的基础上，对相应内容进行修改。
责任划分。调查潜在的违约风险，也是法务部门审查合同时的一项重要任务。需要注意的是，当双方准备签订合同时，法务部门务必要审慎评估是否存在潜在的违约风险，特别是那些可能引发赔偿责任的风险。对于合同争议的处理，历来都是合同签订双方关注的焦点。因此，在合同文本制定过程中，法务部门必须根据合同法规定，明确双方解决争议的相关约定。当事人可依据合同规定，选择通过友好协商的方式解决争议，也可向指定的仲裁委员会提出仲裁申请，或是将争议提交所在地人民法院裁决。
企业防范合同审查风险的有效措施
提升法务团队的职业素养
针对法务部门所面临的挑战，企业应提供定制化培训，并确保培训内容贴合法务工作实际。此类培训旨在强化法务部门对工作的理解，以及培养其法律责任意识。基础性培训可以提高法务部门的业务水平，有助于为合同审查的顺利进行奠定基础。而邀请业内专家开展专项培训，包括介绍法务工作的重要性、工作方法和未来趋势等。通过开展培训，企业能使法务部门员工形成良好认知，为完成各项工作提供基本保障。最后，法务部门应拓宽学习渠道，并使部门员工积极参加外部培训，借此更新知识和技能，以便能更有效地审查合同，并且最大限度地降低企业面临风险的可能。
制定行之有效的制度
防范合同风险是一项系统性工程，其复杂性要求企业要开展全面的风险管理，以此确保相应工作的完善。同时，企业还应当积极了解法律的修改、废止和新增情况，及时更新工作规范，以便能够督促法务部门提升合规水平。
建立合同文本的审查和修改机制。修改合同措辞是规避合同风险的关键步骤。法务部门对合同的合法性、有效性、完整性和可执行性进行全面审核，对合同中出现的所有问题和风险进行细致处理，并发布风险警告，有助于企业实现稳健发展。在必要的时候，法务部门将识别出的问题通过合同条款予以明确，可以确保合作的安全性。
建立完善的流程管理机制。这一机制需要覆盖合同的准备、签订、执行、变更以及终止等各阶段，以便法务部门对合同进行全生命周期的监控和管理，确保合同能够被顺利履行。法务部门必须充分认识到防范合同风险的重要性，并始终保持高度的警惕。同时，采购部门也应强化严格履约的意识，最大限度地按照合同条款规定，履行应尽的义务。法务部门如果在工作过程中发现对方遇到诉讼、仲裁、强制执行等情况，应及时告知企业管理层，以便及时采取应对措施，从而防止损失和风险进一步扩大。在整个合同执行过程中，法务部门应始终保持对合同履行情况的密切监控，确保合作能够按照既定目标顺利推进。
建立内部沟通与协作机制。在合同审查及风险控制过程中，法务部门并非孤军奋战。企业内部各部门间的紧密沟通与协作，是确保合同审查工作顺利进行的关键。法务部门需要与销售、采购、财务等部门保持密切联系，及时了解合同的背景信息、业务需求，从而能更有针对性地开展合同审查工作。
