文/翟婷婷 华北理工大学
随着企业规模的持续扩张，集中采购已逐渐成为企业降低运营成本与提升工作效率的关键策略。然而，集中采购也会产生诸多潜在风险，诸如供应商选择风险、产品质量风险等。这些风险若未能得到及时识别与有效管控，将会对企业的正常运营及长远发展造成不利影响。我们剖析企业集中采购所面临的主要风险，并据此提出针对性的应对措施。实践表明，这些措施能够有效降低企业集中采购面临的各类风险，为其长期稳定发展提供有力保障。
识别企业集中采购的风险
集中采购虽然具有诸多显著优势，但同时也伴随着各种潜在风险，包括供应商风险、质量风险、交付风险和合规风险。其中，供应商风险尤为突出。引发供应商风险的主要因素包括供应商选择不当、供应商实力不足以及供应商违约等。该风险将直接波及企业所采购物资的质量、交付时效以及成本，对运营产生深远影响。
质量风险同样不容忽视，它主要是指采购物资质量不达标而给企业带来的沉重损失。由于集中采购涉及的物资数量庞大、品种繁多，因此企业难以对每一批物资都进行全面检验。一旦物资质量出现问题，将直接损害企业产品品质和市场竞争力。
交付风险则是指供应商交付延迟或交付的物资不符合要求，从而给企业带来的风险。集中采购涉及的供应商较多，企业难以准确评估每个供应商的交付能力。如果交付环节出现问题，企业的生产计划将会被直接打乱，从而影响供应的稳定性。
合规风险则是企业集中采购中必须高度警惕的风险。采购活动若不符合法律法规或企业内部规章制度要求，将给企业带来严重的法律后果和经济损失。集中采购的合同通常较为复杂，如果存在不合规内容或未对供应商进行合规审查，都将为企业发展埋下隐患。
企业完善集中采购的措施
建立完善的供应商管理体系。为了有效防范风险，企业需要建立系统的供应商管理体系，对供应商从遴选、绩效评估到监督的全过程进行严格监督。在准入阶段，企业应制定科学的评估标准和流程，以充分考察潜在供应商的财务状况、生产能力等关键因素，确保可以优中选优。同时，企业应与合格供应商建立长期战略合作伙伴关系，定期开展绩效评估与反馈工作。通过对供应商的交付表现、服务态度等进行量化考核，企业可以客观评价供应商的综合实力，并将考核结果作为是否开展后续合作的参考。对于绩效不达标的供应商，企业应及时告知其整改要求，督促其整改。必要时，企业应当更换供应商，以降低供应风险。此外，企业还应加强对供应商的日常监管。通过定期走访供应商、开展质量抽检等方式，企业可以及时发现并解决供应商存在的问题，确保供应商能够持续满足自身需求。
加强质量管理和检验。为防范集中采购过程中出现的质量风险，企业应当构建一套完善的质量管理和检验体系。企业应依据国家标准和行业规范，同时结合自身产品特性，制定明确的采购物资质量标准和验收规范。在采购合同的签订过程中，企业应对质量标准、检验方法等关键内容进行详细规定，为后续质量管控工作提供坚实依据。对于重要物料和关键部件的采购，企业应要求供应商提供由第三方权威机构出具的检测报告，以确保物料品质可靠。在进厂验收环节，企业质检部门应严格按照既定标准对物料进行检验。对于成批的物料，企业应按照AQL(接收质量限)标准进行科学抽样，一旦发现不合格品，应坚决予以退货或要求供应商整改。针对进口的机械设备，企业应聘请具备相应资质的第三方专业机构查验设备的技术参数、环保性能等关键指标，确保设备的实际状态与合同要求完全相符。在供应商的日常管理中，企业还应定期派出质量工程师审核供应商的质量体系，以针对性地提出改进意见，从源头上降低质量风险。
优化交付管理和监控。为有效降低集中采购的交付风险，企业必须构建科学、高效的交付管理和监控体系。首先，在供应商遴选阶段，企业就应对其交付能力进行全面评估，重点考察其生产能力、库存管理水平等方面，确保供应商具备稳定可靠的供货能力。在签订采购合同的过程中，企业应明确约定交付时间表和方式，为后续交付监控工作提供明确依据。在合同执行过程中，企业应建立起完善的采购进度管理机制。采购人员应通过邮件、电话等多种方式与供应商保持沟通，及时了解生产进度和交付状态。对于可能出现的交付风险，企业应提前进行预警，并督促供应商采取应对措施。对于延迟交付的供应商，企业应深入分析原因，并根据具体情况加以处理。对于故意延迟交付的供应商，应进行违约处罚;对于确实存在困难的供应商，可适当给予一定的宽限期，但要加强后续管控，确保交付工作能够顺利进行。此外，企业还应加强对物流全程的管理。对于关键物资和大宗物料，应尽量选择口碑良好、实力雄厚的物流公司承运，以有效避免运输过程中的损坏或丢失风险。
加强合规审查和合同管理。要想规避集中采购的合规风险，关键在于加强事前的合规审查与事中的合同管理。在采购项目立项时，企业就应评估项目的合规性，特别是对于重大采购项目，务必要由法务部门出具合规意见。在供应商遴选和采购谈判过程中，企业同样需要寻求法律人士的协助，以有效规避潜在的法律风险。在与供应商签订采购合同前，企业法务部门需对照国家相关法律法规，仔细排查合同中的漏洞，在确保合同条款合规性的同时，还能充分保护企业的合法权益。合同签订后，采购部门应携手法务部门，及时跟踪合同执行情况，一旦发现问题，应立即采取措施妥善处理。对于合同纠纷案件，要做好法律资料的收集和应诉准备工作。此外，企业还应加强对采购人员的合规教育，引导其严格遵守采购管理制度，共同营造风清气正的采购环境。
集中采购是企业降本增效的有效途径，但同时也面临着诸多风险挑战。为了有效应对这些风险，企业需要建立科学的集中采购风险管理体系，从管理制度、操作流程、人员配备等方面进行全面系统设计。针对供应商风险、质量风险、交付风险和合规风险，企业应分别制定切实可行的应对措施。通过采取这些举措，企业能够有效规避集中采购风险，确保集中采购工作平稳、有序开展。同时，集中采购风险管理是一项长期而艰巨的任务，需要企业上下齐心协力、持之以恒地推进。企业应建立风险防控长效机制，不断完善和优化风险管理体系，以便为今后的健康发展提供有力保障。
